05.01.02.05 (Baden-Württemberg) Durchführen von Sekretariats-/ Assistenzaufgaben (Sekretär/-in 1)

EA

Erledigen von Schreibarbeiten

Schreiben von Berichten, Korrespondenz, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen nach Vorlagen (z. B. nach handschriftlichem Konzept, Phonodiktat oder Stenogramm). Schreiben von Fließtext nach schriftlicher Vorlage in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Abfassen und unterschriftsreifes Vorlegen von Anschreiben, Rückfragen, internen Mitteilungen und dergleichen nach Stichworten, bei denen i.d.R. auf bereits vorliegende Unterlagen zurückgegriffen werden kann. Aktualisieren, Erstellen und Vervielfältigen von Schriftstücken und Formularen.

Überwachen von Postdurchlauf und Terminen

Sichten und Verteilen der Eingangspost, ggf. zugehörige Unterlagen ergänzen und nach Zuständigkeit und eindeutig erkennbarer Priorität verteilen. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandfertigmachen der Post, ggf. Einholen von Unterschriften. Vereinbaren und Verfolgen von Terminen nach vorgegebenen Regeln.

Herstellen von Kontakten

Annehmen, Herstellen und Weiterleiten von Telefongesprächen sowie Beschaffen und Weiterleiten von Informationen von internen und externen Stellen. Betreuen von Besuchern.

Ausführen von Verwaltungs- und Assistenzaufgaben

Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung. Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente. Führen von Listen und Karteien, Eingabe von Daten (z. B. Zeiterfassung). Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen. Führen und Organisieren der Büroablage. Bestellen und Verwalten von Büromaterial. Organisieren und Abrechnen von Reisen nach betrieblichen Richtlinien.

BBG

	Stufe	Punkte
Wissen und Können A Anlernen	-	-
B Ausbildung Für die Durchführung von Sekretariatsarbeiten, insbesondere die Schreibarbeiten, die Ausführung der Verwaltungs- und Assistenzaufgaben unter Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente ist eine 3-jährige Berufsausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation) erforderlich.	B2	13
E Erfahrung Bis 1 Jah	E1	1
D Denken Bei den Verwaltungs- und Assistenzaufgaben sowie der Überwachung von Postdurchlauf und Terminen liegt eine schwerer zu erfassende Aufnahme und Verarbeitung von Informationen vor.	D2	3
H Handlungsspielraum / Verantwortung Die Organisation der Sekretariats- und die Wahrnehmung der Assistenzaufgaben erfordern Handlungsspielraum bei Teilaufgaben.	H3	5
K Kommunikation	Bei der Herstellung von Kontakten, Terminabstimmungen usw. sind routinemäßige Abstimmungen erforderlich. K2	3
F Mitarbeiterführung	Keine - Summe Punkte	- 25